عشر نصائح تجعلك تغادر مكتبك مبكرا

التنظيم الخارجي يساعد إلى حد كبير على التنظيم الذهني


القاهرة: نسيم الصمادي

يستكشف هذا الكتاب المفاتيح الرئيسية العشرة التي تحسن نتائج الأعمال، وتقلل التوتر، وتوفر الوقت في عالم أعمال اليوم،

كما يقدم استقصاءات ونصائح قد تقودك إلى نتائج ايجابية وتجعلك تغادر مكتبك مبكراً، بدلاً من صرف معظم حياتك فيه.

* يمكنك تفصيل المعلومات الواردة بهذا الكتاب حسب احتياجاتك الشخصية عن طريق التركيز على مناطق المشكلات، مثل مضيعات الوقت، ومشتتات الذهن، وتخمة البريد الالكتروني، وفقر التنظيم، واتباع الحلول الواضحة التي يقدمها هذا الكتاب. ومن خلال هذه النصائح ستجد أنك تعمل بشكل اكثر فعالية وتصبح أكثر انتاجية في كل مجال من مجالات حياتك، بحيث تعيش في النهاية حسب أولوياتك الحقيقية. ولن تعمل فقط بشكل أسرع، بل ستعمل بشكل أفضل وتقلل التوتر، والأهم من كل ذلك أنك ستغادر مكتبك مبكرا!!

يستعرض الكتاب العناصر العشرة الرئيسية التي أشرنا إليها في البداية كالتالي:

1 ـ حسن الاستعداد، أي التخطيط والجدولة، بمعنى وضع خطة معينة لأعمالك اليومية. ففكرة الكثيرين عن الأهداف تنحصر في الأهداف طويلة المدى ولا يعلمون أصلا أن هناك أهدافا يومية تساعد على تحديد ثم تحقيق أهداف المدى الطويل. فالمبدأ الأساسي هنا هو أن نعي تماما أن تنظيم حياتنا اليومية هو أول خطوة نحو تنظيم أهدافنا على المدى الطويل، خاصة في حياتنا العملية.

2 ـ تقليل تأثير المثبطات، أي مضيعات الوقت ومبطئات السرعة: والسبب الرئيسي وراء ذلك هو محدودية الوقت المتاح لنا، فتكون النتيجة الطبيعية هو محاولتنا الإسراع بكل ما نقوم به، أو إطالة يوم العمل عن طريق العمل لساعات أكثر، وهو ما يؤدي بدوره إلى زيادة التوتر ضمن عديد من الآثار السلبية الأخرى. وللأسف فإن النتيجة الحتمية لذلك هو زيادة الاهتمام بالكم على حساب الكيف. فإذا تمكنت من تقليل مضيعات الوقت، التي قد تعتبرها أنت صغيرة، لكنها تلتهم اليوم تماما، فستتمكن من العمل لساعات أقل مع تحقيق إنجازات أكبر، وهو الهدف الأساسي لهذا الكتاب.

3 ـ التنظيم، أي الترتيب ووضع الأنظمة: ويرتبط ذلك الأمر بمدى سيطرتك على أوراق العمل ورسائل البريد الالكتروني وأية معلومات واردة إلى أو من مكتبك. وتعريف التنظيم في الحياة العملية هو «القدرة على فرز ومعالجة المعلومات بشكل فعال»، كما يتضمن ذلك التعريف أيضا القدرة على معرفة ما تريده، ومتى. لكنه يتضمن، بالإضافة إلى ما سبق ـ وهو ما يثير دهشة الكثيرين ـ أيضا التنظيم الخارجي والظاهري للمكتب، أي تنظيم الأوراق والملفات، سواء الورقية أو الالكترونية. فالتنظيم الخارجي يساعد إلى حد كبير على التنظيم الذهني.

4 ـ الالتزام، أي المثابرة في تتبع مهامك والإصرار على استكمالها، مع مقاومة كل ما من شأنه أن يشتت ذهنك. ومنه أيضا الالتزام بمستوى معين من العمل الجاد كما وكيفا بشكل يومي، مع عدم السماح للمزاج أو المشتتات بالإخلال بهذا الالتزام.

5 ـ القلق، بسبب التوتر وزيادة الأحمال، وكلها من سمات الحياة العصرية. ولن يمكنك التحكم في كل العوامل المحيطة بك، ولكن يمكنك التحكم في العوامل الداخلية التي تخصك وحدك. ومنها ردود فعلك إزاء تلك المؤثرات وزيادة الأحمال. ومنها ألا تترك نفسك نهبا للقلق، بأن تتعرف على العوامل التي تسبب لك هذا القلق وتضعها في حجمها الصحيح، وأن تعاهد نفسك وتلزمها بألا تكون ضحية لها.

6 ـ التركيز، أي الانتباه. يتنافس ـ بل يتآمر ـ على تركيزنا ـ أو بالأدق على الإخلال به ـ عدة عوامل، خاصة في حياتنا العصرية وهذا الكم الهائل من الضغوط التي نتعرض لها. هذا رغم ما للتركيز من درجة وأهمية قصوى بالنسبة لحياتنا العملية ونجاحنا العملي. ويندرج تحت بند العوامل المتآمرة تلك الزملاء الثرثارون، والسرحان، وعدم تنظيم الأفكار. أما أدوات التركيز التي يقترحها الكتاب فتتضمن تدوين الأفكار بالورقة والقلم، وتجنب الأماكن المزدحمة بالزملاء الثرثارين، والتعامل بحزم معهم، وعدم القيام بأكثر من مهمة أو عدد محدود من المهام في ذات الوقت.

7 ـ السيطرة على الوقت، أي إدارة الذات والأنشطة. لا يتعلق هذا الأمر فقط بعدد أو كم المهام التي تؤديها أو تنجزها خلال اليوم الواحد، بل يتعلق أيضا بأهمية هذه الموضوعات وأولويتها بالنسبة لك. وبالنسبة لحياتك العملية تعني السيطرة على الوقت الالتزام بمواعيد تسليم المشروعات أو التقارير، سواء مع الزملاء أو الرؤساء أو العملاء أو الموردين. وتمتاز السيطرة على الوقت بأنها أداة نفسية رائعة لإشعارك بالإنجاز في نهاية كل يوم. ومن مزاياه أيضا تقليل التوتر، وهو ما يضيف إلى يومك كما وكيفا.

8 ـ إدارة المعلومات، أي الأدوات والتكنولوجيا. فبعد أن كانت ثورة المعلومات تعمل لصالحنا تماما ولزيادة معلوماتنا، زاد الأمر عن حده ـ عملا بالمثل الدارج ـ فانقلب إلى ضده. فقد أصبحنا نعاني من تخمة المعلومات، مما أصبح يتطلب منا مجهودا مضاعفا لتنظيم تلك المعلومات وفرز المفيد من غير المفيد. وقد تكون تلك الخطوة أهم من تداول المعلومات ذاتها.

9 ـ الحيوية، أي الاهتمام بالذات. تفرض علينا الحياة العصرية للأسف نمطا غير صحي للعيش. لذلك يجب علينا أن نتعمد اتباع منهج صحي، وألا ننجرف مع التيار السائد الذي يفرض علينا. فصحة البدن لها دور كبير في نجاحك العملي. فهي تساعدك على المثابرة والتفكير السليم والتركيز ..الخ. والنتيجة إنتاجية أفضل كما وكيفا.

10 ـ التوازن، أي وضع الحدود والموازنة بين الزوايا المختلفة لحياتك، خاصة الجانبين الشخصي والعملي. وأهم مبدأ هنا هو التنظيم، وعلى رأسه تنظيم الوقت. أما المبدأ الثاني فهو الفصل التام بين الجوانب المختلفة. والمبدأ الثالث هو التقسيم العادل لكل جانب، وإعطاء كل ذي حق حقه.